Les bureaux en open space se sont développés en raison d’un désir d’accroître l’interaction et la collaboration entre les employés. Mais une nouvelle étude novatrice a révélé que les employés des bureaux en open space consacrent 73 % moins de temps à interagir en face à face. L’utilisation des e-mails et de la messagerie a augmenté de plus de 67 %.

L’étude est la première à suivre les impacts des bureaux en open space en utilisant des mesures objectives de communication. Elle a utilisé des badges électroniques et des microphones pour surveiller les interactions entre les employés et suivre les changements dans l’utilisation des e-mails.

Les résultats s’appuient sur des recherches antérieures qui ont révélé, par exemple, que les environnements de travail à aire ouverte compromettent la capacité des employés à se concentrer et à se focaliser sur leur travail.

Pourquoi opter pour un open space ?

Théoriquement, il y a de bonnes raisons de passer à un bureau en open space. Notre environnement social joue un rôle important dans notre capacité à être proactif et motivé.

Et le succès sur les lieux de travail modernes dépend souvent de la façon dont les individus interagissent les uns avec les autres et avec l’organisation.

Des recherches ont montré que le temps que les employés consacrent aux « activités de collaboration » a  » augmenté de 50 % ou plus  » au cours des deux dernières décennies.

Il a été démontré que les milieux de travail qui facilitent des contacts plus fréquents et de meilleure qualité avec les autres ont amélioré la communication et la collaboration sur les tâches, la satisfaction au travail et le soutien social.

La conception du lieu de travail influe considérablement sur ce point, en favorisant ou en diminuant le travail interdépendant.

L’établissement d’un fort sentiment d’appartenance à la communauté a été un facteur clé du succès du fournisseur d’espace WeWork. Cet objectif a été atteint en grande partie grâce à l’environnement de travail physique, espaces propres, couloirs étroits, cuisines communes et autres.

La protection de la vie privée et la concentration sont essentielles

Mais malgré la poursuite de la collaboration dans les milieux de travail, le besoin de concentration et de travail individuel ciblé augmente également.

Et les recherches montrent que lorsque les employés ne peuvent pas se concentrer, ils ont tendance à moins communiquer. Ils peuvent même devenir indifférents à leurs collègues.

Un travail intellectuel exige des employés qu’ils s’occupent de tâches spécifiques en rassemblant, analysant et prenant des décisions en utilisant de multiples sources d’information. Lorsque l’un de ces processus cognitifs est interrompu, l’inefficacité et les erreurs augmentent.

Pouvoir se concentrer sur une tâche sans interruption ou distraction est une base essentielle pour un travail efficace.

Mais les recherches suggèrent qu’une mauvaise conception peut avoir des conséquences involontaires, augmentant la charge cognitive sur les travailleurs par une densité élevée ou une faible intimité, les deux augmentant la distraction.

Pourquoi l’open space ne mène pas nécessairement à la collaboration

Dans de nombreux bureaux à aire ouverte, la volonté d’accroître l’interaction et la collaboration se fait au détriment de la capacité de se concentrer.

Lorsqu’une distraction empêche les employés de se concentrer, leurs ressources cognitives et émotionnelles sont épuisées. Il en résulte une augmentation du stress et des erreurs, ce qui nuit à la performance.

Lorsque les employés ne peuvent pas se concentrer sur leur travail, leur désir d’interagir et de collaborer avec les autres est réduit.

De plus, de nouvelles recherches suggèrent que l’augmentation du surpeuplement dans le milieu de travail et les faibles niveaux de protection de la vie privée mènent à des comportements défensifs et à des relations de travail tendues.

D’autres aspects de l’aménagement du lieu de travail, comme les vues sur la nature ou l’accès à la lumière du jour, peuvent reconstituer les ressources cognitives, même en présence de distractions.

Un environnement esthétiquement agréable peut fournir une expérience réparatrice.

En outre, des recherches ont montré que des lieux de travail esthétiques peuvent contribuer à créer la confiance au sein des organisations.

Trouver le bon équilibre

De nouvelles recherches ont montré que les gens perçoivent différemment des milieux de travail semblables. Plutôt que d’adopter une approche unique, comme c’est traditionnellement le cas dans la conception de plans ouverts, les milieux de travail devraient offrir diverses options qui soutiennent les employés qui travaillent efficacement.

Les modèles évolutifs d’aménagement du lieu de travail cherchent à atteindre cet objectif, en fournissant des zones différentes pour différents types de travail et différents besoins.

Toutefois, l’effet des arrangements de bureaux partagés dans ces types d’environnements nécessite un examen plus approfondi.

De nombreux employeurs s’efforcent de favoriser la collaboration et l’interaction au détriment de la protection de la vie privée et de la concentration. Cela a des conséquences négatives tant pour la productivité que pour les relations de travail.

Les organisations devraient s’efforcer de fournir des lieux de travail qui répondent aux exigences en matière de respect de la vie privée et de concentration, ainsi que d’interaction et de collaboration.

Pour y parvenir, il faut mettre davantage l’accent sur l’intimité visuelle et auditive, en particulier l’utilisation de traitements acoustiques, ainsi que l’aménagement et l’apparence du lieu de travail dans son ensemble.